A Solução de Consulta Cosit nº 28, publicada em 3 de fevereiro de 2014, trata de importante esclarecimento acerca da declaração de optante do Simples Nacional para fins de não retenção do IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.
Como pontuamos em nossa obra Gestão Tributária de Contratos e Convênios, a Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012, que trata das retenções nos pagamentos efetuados por entidades federais, retrocedeu ao determinar que a declaração constante de seu Anexo IV passasse a ser apresentada, a partir de então, a cada pagamento.
Para alguns órgãos e empresas da União isso representou uma burocratização grande do procedimento de pagamento (embora alguns já tivessem essa prática mesmo antes da IN 1.234/12). Por essa razão muitas entidades federais passaram a questionar em nossos treinamentos se poderiam admitir a declaração em meio digital (escaneada) ou via fax.
Nós sempre defendemos que não, uma vez que o teor da declaração indica que as implicações de sua eventual falsidade são muito sérias, com repercussões inclusive de natureza criminal. Com a publicação da consulta nesta semana tivemos a confirmação de que esse é mesmo o entendimento da Receita Federal.
Na solução de consulta o órgão de arrecadação faz uma importante distinção entre “assinatura digitalizada” e “assinatura digital”. A primeira, digitalizada por meio de “escaneamento”, nas hipóteses em que ausente a devida regulamentação, não encontra validade no mundo jurídico. A segunda é aquela produzida com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil e só é aceita desde que no documento eletrônico ou impresso arquivado pela fonte pagadora conste expressamente o fato de a declaração estar assinada digitalmente, e em que data o fornecedor o fez.
Portanto, com exceção da declaração assinada digitalmente, com utilização do certificado digital do responsável pela empresa, a fonte pagadora só deve admitir a declaração assinada de próprio punho, bastando a primeira via ser original, já que a segunda via, se apresentada, será protocolada e devolvida ao beneficiário do Simples Nacional.
Embora a consulta não trate expressamente da declaração da Instrução Normativa SRF nº 459, de 18 de outubro de 2004, que se aplica às entidades que figuram na linha “D” do nosso QSO – Quadro Sinótico de Obrigações, entendemos que a interpretação sobre a possibilidade de uso da assinatura digital se aplica sem qualquer restrição. O que não se pode tomar como obrigatória é a exigência de apresentação do documento a cada pagamento, já que a IN SRF 459/2004 não dispõe dessa forma.